Agile Verwaltung: Wie der öffentliche Sektor moderner und flexibler wird
Schaffen Sie dauerhaft mehr Effizienz und Innovation - Kulturwandel aktiv zulassen
Agile Verwaltung der Zukunft – Aufbruch in eine neue Arbeitskultur?
Veränderungsbereitschaft, Fehlerkultur, Führen auf Distanz, agile Methoden…
Veränderungsbereitschaft, Fehlerkultur, Führen auf Distanz, agile Methoden…
Agile Verwaltung ist mehr als nur ein Trend – es ist ein Paradigmenwechsel
Agilität und öffentliche Hand scheinen auf den ersten Blick ein Widerspruch zu sein. Zu sehr prägt das Bild einer an Vorschriften und Hierarchie orientierten öffentlichen Verwaltung. Doch kann man daraus den berechtigten Schluss ziehen, agile Organisationsstrukturen lassen sich in öffentlichen Einrichtungen überhaupt nicht verwirklichen?
Agile Verwaltung (New Work): Mehr als nur ein Buzzword – Ein Blick hinter die Kulissen
Agile Verwaltung (New Work)– ein Begriff, der in den letzten Jahren immer häufiger in den Schlagzeilen auftaucht. Doch was verbirgt sich wirklich hinter diesem vielversprechenden Konzept? Ist es nur ein Modetrend, der bald wieder verschwindet, oder die Zukunft der Arbeitskultur im öffentlichen Dienst?
Agile Verwaltung (New Work): Mythos vs. Realität
Häufig wird New Work mit flexiblen Arbeitszeiten, Homeoffice und einer lockeren Büroatmosphäre (Tischkicker, Obstschüssel, Raumgestaltung) gleichgesetzt. Doch New Work ist mehr als das im öffentlichen Dienst. Es geht um eine grundlegende Veränderung der Arbeitskultur, die u.a. auf Vernetzung, Vertrauen, Fehlerkultur, Verantwortungsübernahme, agilen Methoden, Selbstorganisation, Silos aufbrechen und einer gemeinsamen Vision basiert.
Ein weitverbreiteter Mythos ist, dass New Work bedeutet, jederzeit und überall arbeiten zu können. In Wirklichkeit geht es darum, die Arbeitszeit und den Arbeitsort flexibel zu gestalten, um eine bessere Work-Life-Balance zu ermöglichen. Ein anderer Mythos besagt, dass in New Work-Unternehmen und öffentliche Verwaltungen keine Hierarchien mehr existieren. Hierarchien können zwar flacher werden, aber sie verschwinden nicht vollständig. Vielmehr geht es darum, Hierarchien so zu gestalten, dass sie die Zusammenarbeit fördern und nicht behindern.
Agile Verwaltung (New Work): Herausforderungen und Lösungsansätze
Die Einführung von New Work ist jedoch nicht ohne Herausforderungen verbunden. Viele Mitarbeitende der öffentlichen Hand sind zunächst skeptisch. Führungskräfte müssen lernen, ihre Rolle neu zu definieren.
Um diese Herausforderungen zu meistern, sind folgende Maßnahmen hilfreich:
- Offene Kommunikation
Eine offene und transparente Kommunikation ist entscheidend, um Ängste und Bedenken abzubauen. - Fortbildungen
Mitarbeitende müssen für die neuen Arbeitsweisen geschult werden. Viele Beschäftigte im öffentlichen Dienst fühlen sich zuerst überfordert. - Pilotprojekte
Kleine Pilotprojekte können helfen, die neuen Arbeitsweisen auszuprobieren und zu verfeinern. - Kontinuierliche Verbesserung
New Work ist ein kontinuierlicher Prozess, der immer wieder angepasst und weiterentwickelt werden muss.
Strategische Grundsatzfragen zum Thema „Agile Verwaltung“
Diese Grundsatzfragen dienen als Ausgangspunkt für einen Einstieg bei der Implementierung von Agilität in Ihrer Organisation oder Abteilung.
1. Vision und Ziele
- Warum möchten wir in der Kreisverwaltung agiler werden?
- Welche Vision haben wir für eine agile Verwaltung in unserer Organisation?
- Welche konkreten Ziele wollen wir mit einer agilen Transformation erreichen?
- Wie soll sich unsere Verwaltungskultur durch Agilität verändern?
2. Organisationsstruktur und Prozesse
- Inwieweit sind unsere aktuellen Organisationsstrukturen und Prozesse geeignet, um agil zu arbeiten?
- Welche Anpassungen müssen vorgenommen werden, um eine agile Arbeitsweise zu ermöglichen?
- Wie können wir Entscheidungsprozesse verschlanken und Verantwortung dezentralisieren?
3. Mitarbeiterbefähigung und Mitarbeitermotivation
- Welche Kompetenzen benötigen unsere Mitarbeitenden, um agil arbeiten zu können?
- Wie können wir unsere Mitarbeitenden für agile Prinzipien und Methoden sensibilisieren und begeistern?
- Welche Unterstützung benötigen unsere Beschäftigten, um die Veränderungen erfolgreich zu bewältigen?
4. Führung und Zusammenarbeit
- Welche Rolle spielt Führung in einer agilen Verwaltung?
- Wie definieren wir eine Führungskultur in der VUCA-Welt?
- Wie können Führungskräfte ihre Mitarbeitenden in agilen Teams unterstützen und fördern?
- Wie kann eine effektive Zusammenarbeit zwischen selbstorganisierten Teams und Abteilungen sichergestellt werden?
5. Kundenorientierung (Nutzerzentrierung)
- Wie können wir unsere Kundinnen und Kunden in agile Prozesse einbeziehen und ihre Bedürfnisse besser verstehen?
- Wie können wir Agilität nutzen, um schneller und effektiver auf Kundenanforderungen zu reagieren?
- Wie messen wir den Erfolg unserer agilen Transformation und den Wert, den sie für unsere Kundinnen und Kunden und die Organisation stiftet?
6. Risikomanagement und Fehlerkultur
- Wie gehen wir mit Risiken und Fehlern in einem agilen Umfeld um?
- Wie können wir eine Lernkultur fördern, die es ermöglicht, aus Fehlern zu lernen und sich kontinuierlich zu verbessern?
- Welche Rahmenbedingungen müssen geschaffen werden, um eine offene Fehlerkultur zu etablieren?
7. Digitale Transformation und Technologie
- Welche Rolle spielt die Digitalisierung in einer agilen Verwaltung?
- Welche digitalen Tools und Technologien können uns unterstützen, agil zu arbeiten?
- Wie können wir sicherstellen, dass unsere IT-Infrastruktur die Anforderungen einer agilen Arbeitsweise erfüllt?
8. Kontinuierliche Verbesserung und Lernen
- Wie etablieren wir einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess in unserer Stadtverwaltung?
- Wie können wir regelmäßig Feedback einholen und unsere agilen Praktiken im Amt weiterentwickeln?
- Welche Rolle spielt Lernen und Wissenstransfer in einer agilen Verwaltung?
9. Kommunikation und Stakeholder-Management
- Wie kommunizieren wir unsere agile Transformation intern und extern?
- Wie beziehen wir Stakeholder in den Prozess ein und gewinnen ihre Unterstützung?
- Wie gehen wir mit Bedenken und Widerständen in Referaten um?
10. Langfristige Perspektive und Nachhaltigkeit
- Wie gestalten wir die agile Transformation so, dass sie nachhaltig erfolgreich ist?
- Welche Ressourcen und Rahmenbedingungen müssen langfristig zur Verfügung stehen?
- Wie können wir sicherstellen, dass die agile Transformation in der Kommunalverwaltung verankert wird?
Reiten Sie die agile Welle – Gestaltungsmodus einschalten
Sie möchten Ihre Mitarbeitenden für die Verwaltungsmodernisierung begeistern und mitnehmen?
Greifen Sie zum Hörer (0631 6259657) oder mailen Sie Rolf Dindorf an
Agile Verwaltung: Mitarbeiterbindung steigern – Effektivität voranbringen – Generation Z gewinnen
Der demographische Wandel schlägt unerbittlich in der Verwaltung zu. Die öffentliche Hand steht vor neuen Herausforderungen, wenn sie das Fachkräftedilemma angehen möchte. Jeder vierte Beschäftigte geht in den nächsten zehn Jahre in Ruhestand. Die Nachwuchssorgen im öffentlichen Dienst wachsen erheblich.
Mitarbeitende und Nachwuchsführungskräfte der Generation Z stellen an den zukünftigen Arbeitgeber veränderte Anforderungen. Die Verwaltungsspitze muss umdenken, möchte sie junge Verwaltungskräfte finden. Die geänderte Werteorientierung der (jungen) Menschen hin zu Selbstbestimmung, Mitgestaltung, selbstgesteuerter Teamarbeit und Selbstorganisation führt zur zentralen Frage: Wie wollen wir zukünftig Führung und Zusammenarbeit gestalten?
Setzen Sie eine positive Spirale durch die agile Verwaltung in Gang
Dabei rückt die agile Verwaltung in den Fokus. Kernpunkte der agilen Arbeitskultur sind die konsequente Einbindung der Mitarbeitenden, selbstgesteuerte Teamarbeit, agiles Projektmanagement, sinnstiftende Vertrauenskultur, nutzerzentriertes Denken, Führung auf Augenhöhe und mobiles (hybrides) Arbeiten.
Mit agiler Arbeitskultur junge Fachkräfte gewinnen
Der Fachartikel zum Thema agile Verwaltung von Rolf Dindorf
Doch lässt sich ein derartig neues Führungshandeln im öffentlichen Dienst verwirklichen?
Der erste Schritt zur Reform der Verwaltungsarbeit beginnt mit dem Hinterfragen herkömmlicher Strukturen und Hierarchien.
- Welche Hierarchiestufen sind zwingend durch den Gesetzgeber vorgegeben?
- Wo ist noch disziplinarische Führung sinnvoll?
- Welcher Freiraum lässt sich im Rahmen der existierenden Vorschriften gewähren?
- Wie können Informationswege und Wissensaustausch flexibilisiert werden?
- Wie lässt sich mobiles (hybrides) Arbeiten zukünftig weiter ermöglichen?
- Welches strategische Personalmanagement ist erforderlich damit die digitale Verwaltung der Zukunft umgesetzt werden kann?
- Wie lässt sich agiles Arbeiten außerhalb der Softwareentwicklung im öffentlichen Dienst implementieren?
- Mit welcher Führungskräfteentwicklung im öffentlichen Sektor lassen sich greifbare Ergebnisse erzielen?
- Wie lassen sich Mitarbeitende dazu befähigen, mehr Eigenverantwortung zu übernehmen
Was zeichnet eine agile Führungskraft in der Verwaltung aus?
Das Schlagwort von der agilen Verwaltung hat in den letzten Jahren einen gewaltigen Höhenflug erlebt. Demographischer Wandel, E-Government und Wertewandel sorgen für einen erheblichen Komplexitätsschub in der öffentlichen Verwaltung. Eine moderne Verwaltungsführung setzt einen fundamentalen Wandel in der Einstellung aller Beschäftigten – gerade auch der Führungskräfte – voraus. Doch was charakterisiert eine agile Führungskraft?
- Eine agile Führungskraft hat technische und gesellschaftliche Entwicklungen im Blick
- Sie sieht Veränderungen als Chance
- Die Vorgesetzten sind aufgeschlossen gegenüber der Einführung neuer technologischer Produkte
- Eine agile Chefin traut ihren Mitarbeitern etwas zu
- Ein agiler Vorgesetzter in der Behörde arbeitet systematisch an der Weiterentwicklung einer Vertrauenskultur
- Eine agile Führungskraft in der Verwaltung hinterfragt und überarbeitet die tradierte Arbeitsorganisation
- Agile Führung bindet die Mitarbeiter konsequent ein
- Eine agile Führungskraft im öffentlichen Dienst setzt nicht nur auf die Generation Z
- Ein agiler Chef reflektiert regelmäßig seinen eigenen Stand
- Eine agile Führungskraft fördert offensiv die Fort- und Weiterbildung der Beschäftigten
„Der Schlüssel zu den außergewöhnlichen Leistungen wirksamer Menschen liegt in der Art ihres Handelns. Nicht wer diese Leute sind, ist entscheidend, sondern wie sie handeln. Nicht das Sein ist entscheidend, sondern das tun.“
Fredmund Malik
(Fredmund Malik: Wenn Grenzen keine sind. Management und Bergsteigen. 2014. S. 16)
Möchten Sie an einer agilen Führungskultur arbeiten die Ihnen die gewünschten Fachkräfte bringt und hält?
Der Kampf um die verbliebenen Fachkräfte auf dem Markt wird sich angesichts des demographischen Wandels noch verschärfen. Durch pures Abwarten wird Ihnen keine Fachkraft zufliegen. Ergreifen Sie die Initiative. Hinterfragen Sie Glaubenssätze, Werte und Gewohnheiten. Machen Sie aus Ihrer agilen Führungskultur einen Kassenschlager im öffentlichen Dienst.
