New Work im öffentlichen Dienst: Agile Verwaltung

1. Was ist agile Verwaltung?

Agile Verwaltung ist ein Ansatz, der die Prinzipien und Praktiken des agilen Manifestes auf die öffentliche Verwaltung anwendet. Ziel ist es, die Verwaltungsprozesse flexibler, effizienter und bürgerorientierter zu gestalten.

2. Welche Vorteile bietet agile Verwaltung?

Agile Verwaltung kann zu folgenden Vorteilen führen:

  • Erhöhte Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
    Schnelle Reaktion auf neue Anforderungen und veränderte (Umwelt-)Rahmenbedingungen wie Ukraine-Krieg, demographischer Wandel oder KI
  • Verbesserte Effizienz und Produktivität
    Kürzere Durchlaufzeiten, geringere Fehlerquoten (Stichwort Fehlerkultur) und optimierte Ressourcennutzung
  • Steigende Bürgerorientierung und Kundenzufriedenheit
    Einbeziehung der Bürgerinnen und Bürger in Entscheidungsprozesse und konsequenter Fokus auf deren Bedürfnisse
  • Gesteigerte Mitarbeitermotivation, Personalbindung und Engagement
    Eigenverantwortung, flache Hierarchien, Abbau von Silodenken und kollaborative Arbeitsweise

3. Welche Herausforderungen gibt es bei der Einführung agiler Verwaltung?

Die Einführung agiler Verwaltung kann mit folgenden Herausforderungen verbunden sein:

  • Widerstände gegen Veränderung
    „Das haben wir schon immer so gemacht“: Altes Denken und etablierte Prozesse müssen aufgebrochen werden
  • Fehlende Erfahrung und Kompetenzen
    Mitarbeitende müssen in agilen Methoden und Praktiken geschult werden (auch im gewerblichen Bereich)
  • Angst vor Kontrollverlust
    Führungskräfte müssen lernen, Kontrolle abzugeben und Eigenverantwortung zu fördern
  • Anpassung der Rahmenbedingungen
    Vorhandene Strukturen, Prozesse und Systeme müssen an agile Prinzipien und Werte angepasst werden

4. Wie kann man agile Verwaltung in der Kommunalverwaltung erfolgreich einführen?

Die erfolgreiche Einführung agiler Verwaltungsprozesse erfordert ein schrittweises Vorgehen, das folgende Punkte umfasst:

  • Schaffung eines klaren Verständnisses von agiler Verwaltung
    Alle Beteiligten in der Kommunalverwaltung müssen die Ziele und Vorteile verstehen
  • Einbeziehung aller relevanten Stakeholder
    Führungskräfte, Mitarbeitende, Politiker, Bürger und andere Interessengruppen müssen aktiv eingebunden werden
  • Auswahl geeigneter agiler Methoden und Praktiken
  • Die Auswahl (Design Thinking, Scrum, Kanban, etc.) muss an die spezifischen Bedürfnisse der Kreisverwaltung angepasst sein
  • Schulung und Training der Mitarbeitenden in der Gemeindeverwaltung
    Vermittlung der erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse zur Umsetzung der agilen Verwaltungsinnovation
  • Anpassung der Rahmenbedingungen
    Strukturen, Prozesse und Systeme müssen an agile Prinzipien und Werte angepasst werden
  • Kontinuierliche Verbesserung und Anpassung
    Agile Verwaltung ist ein iterativer Prozess, der ständig weiterentwickelt werden muss

5. Welche agilen Methoden und Praktiken sind für die Kommunalverwaltung besonders relevant?

Einige der für die Gemeindeverwaltung besonders relevanten agilen Methoden und Praktiken sind:

  • Scrum
    Ein iterativer und inkrementeller Ansatz zur Projektentwicklung in kurzen Zyklen
  • Kanban
    Visualisierung und Steuerung des Arbeitsflusses mit Hilfe von Karten und Boards
  • Design Thinking
    Nutzerzentrierte Entwicklung von Lösungen durch einen strukturierten Innovationsprozess
  • Lean Management
    Eliminierung von Verschwendung und Optimierung von Prozessen
  • Open Space
    Regelmäßige Treffen zum Austausch von Ideen und zur Problemlösung

6. Wie können agile Methoden und Praktiken in der Kommunalverwaltung konkret angewendet werden?

Agile Methoden und Praktiken können in der Kommune in verschiedenen Bereichen angewendet werden, z. B.:

  • Agiles Projektmanagement
    Agile Entwicklung von Bürgerbeteiligungsprojekten, Digitalisierungsprojekten oder anderen Vorhaben
  • Prozessoptimierung
    Vereinfachung und Beschleunigung von Verwaltungsverfahren
  • Teamarbeit
    Förderung von Zusammenarbeit und Kommunikation in crossfunktionalen Teams
  • Entscheidungsfindung
    Konsequente Einbeziehung von Bürgerinnen und Bürgern sowie Mitarbeitenden in Entscheidungsprozesse
  • Fehlerkultur
    Schnelles Erkennen und Beheben von Fehlern. Transparenz bei Fehlern

7. Welche Rolle spielen Mitarbeitende bei der agilen Verwaltung?

Mitarbeitende in der Stadtverwaltung spielen eine Schlüsselrolle bei der agilen Verwaltung. Sie sind aktiv an der Gestaltung der Prozesse, der Entwicklung von Lösungen und der Umsetzung von Entscheidungen beteiligt.

8. Welche Rolle spielen Führungskräfte bei der agilen Verwaltung?

Führungskräfte schaffen die Rahmenbedingungen für agile Verwaltung, beraten und unterstützen ihre Mitarbeitenden und fördern eine offene und lernende Kultur. Sie sind der Dreh- und Angelpunkt im Transformationsprozess. Ihnen kommt eine überragende Bedeutung als Vorbild zu.

9. Wie können Mitarbeiter und Führungskräfte auf agile Verwaltung vorbereitet werden?

Mitarbeitende und Führungskräfte in der Kommune müssen durch Schulungen, Workshops und Beratung auf agile Verwaltung vorbereitet werden. Eine agile Verwaltung fällt nicht vom Himmel. Die Implementierung setzt ein offenes und geschultes Personal voraus.

10. Wo finde ich weitere Informationen und Ressourcen zum Thema agile Verwaltung?

Warum Verwaltungsmodernisierung notwendig ist

Transformation: Agile Arbeitsmethoden für die Verwaltung?

Agile Verwaltung: Was verbirgt sich hinter diesem Hype?

Agile Verwaltung als Lösungsansatz des Fachkräftemangels?