FAQ zur Einarbeitung neuer Mitarbeitender in der Kommunalverwaltung
1. Wie lange ist die übliche Einarbeitungsphase im Amt?
Die Dauer der Einarbeitungsphase in Ämtern der öffentlichen Verwaltung ist abhängig von verschiedenen Faktoren, wie der Komplexität der Aufgaben, der Vorerfahrung des Mitarbeitenden und der Größe der Behörde. Im Regelfall beläuft sie sich auf einen Zeitraum zwischen sechs Monaten und einem Jahr.
2. Welche Inhalte umfasst die Einarbeitung in der Kommunalverwaltung?
Die Einarbeitung in der Stadtverwaltung umfasst im Wesentlichen folgende Inhalte:
- Einführung in die Organisation und ihre Aufgabenbereiche
Grundlegende Kenntnisse über die Struktur, die Aufgaben und die Funktionsweise der Behörde werden vermittelt. - Kenntnis der wichtigsten Arbeitsabläufe und Prozesse
Die zentralen Verwaltungsverfahren und Entscheidungsprozesse werden erlernt. - Erlernen der relevanten IT-Systeme und Programme
Der Umgang mit den eingesetzten EDV-Systemen und Fachanwendungen (z.B. E-Akte) wird geschult. - Einarbeitung in die referatsspezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Die Rolle des Mitarbeitenden im Team der Führerscheinstelle und seine individuellen Aufgaben werden detailliert erklärt. - Vermittlung von allgemeinem Verwaltungsrecht und Verwaltungsvorschriften
In die relevanten Rechtsgrundlagen und interne Regelwerke des öffentlichen Dienstes wird eingeführt (Stichwort Quereinsteiger). - Schulung zu berufsrelevanten Themen
Fachspezifische Themengebiete wie beispielsweise Datenschutz, Aktenführung und Informationsfreiheit werden vertieft
3. Wer trägt die Verantwortung für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender in der Verwaltung?
Die Federführung für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender (Onboarding) im Landratsamt liegt grundsätzlich bei der Fach- oder Führungskraft, der der neue Mitarbeitende direkt unterstellt ist. Diese Aufgabe kann durch einen Einarbeitungsbeauftragten oder einen Mentor unterstützt werden.
4. Wie gestaltet sich ein typischer Einarbeitungsplan?
Ein strukturierter Einarbeitungsplan im Rathaus beinhaltet typischerweise folgende Elemente:
- Erstes Kennenlernen
Begrüßung durch den Vorgesetzten, Rundgang durch die Behörde und Vorstellung des Referates - Einführung in die Organisation
Vermittlung der Aufgabenbereiche und Abteilungen der Behörde - Einarbeitung in die Arbeitsabläufe
Kennenlernen der wichtigsten Prozesse und Formulare - Schulung zu IT-Systemen und Programmen
Erlernen der relevanten Software für die tägliche Arbeit - Team-Integration
Kennenlernen der Kolleginnen und Kollegen und Veranstaltung von Teamevents - Fachspezifische Schulungen
Vertiefung der Fachkenntnisse in relevanten Themenbereichen - Regelmäßige Feedbackgespräche
Austausch über den Einarbeitungsfortschritt und Klärung offener Fragen
5. Welche Materialien und Hilfsmittel unterstützen die Einarbeitung in der Verwaltung?
Zur Unterstützung der Einarbeitung in der Abteilung werden diverse Materialien und Hilfsmittel eingesetzt, wie beispielsweise:
- Einarbeitungshandbücher und Checklisten
Strukturierte Anleitungen und Merkblätter für den Einarbeitungsprozess - Organigramme und Ablaufpläne
Visuelle Darstellungen der Organisationsstruktur und der Arbeitsabläufe - Schulungsunterlagen und Präsentationen
Materialien zur Vertiefung fachspezifischer Themen - E-Learning-Kurse und Online-Tutorials
Flexible Lernmodule für den selbstständigen Wissenserwerb - Zugang zu internen Wissensdatenbanken und Wikis
Zugriff auf relevante Informationen und Dokumente der Gemeindeverwaltung
6. Wie kann ein neuer Mitarbeitender seine Einarbeitung aktiv unterstützen?
Eigeninitiative und proaktives Verhalten seitens des neuen Mitarbeitenden können die Einarbeitung fördern:
- Fragen stellen und Unklarheiten offen ansprechen
Klärungsbedarf sollte aktiv kommuniziert werden - Initiative zeigen und sich aktiv in die Arbeitsabläufe einbringen
Eigenständiges Engagement und Übernahme von Aufgaben sind wünschenswert - Mitarbeitern im Team Fragen zu ihren Aufgabenbereichen stellen
Informationsgewinn durch Austausch mit erfahrenen Kolleginnen und Kollegen im Gesundheitsamt - An Schulungen und Weiterbildungsangeboten teilnehmen
Aktive Nutzung von Lernmöglichkeiten zur fachlichen Weiterentwicklung - Feedback zur Einarbeitung geben und Verbesserungsvorschläge machen
Mitgestaltung des Einarbeitungsprozesses durch konstruktives Feedback
